Die Einführung eines Mitarbeiteraktienoptionsplans (ESOP) kann sowohl für Unternehmen als auch für deren Mitarbeiter eine Reihe bedeutender Vorteile bieten.
- Ziele definieren
Legen Sie die Hauptziele des Plans fest, z.B. die Angleichung der Mitarbeiterinteressen, die Förderung der Mitarbeiterbindung oder die Nachfolgeplanung.
Legen Sie den Kreis der Teilnehmer fest, die für den ESOP in Frage kommen. In der Regel handelt es sich hier ganz allgemein um Mitarbeiter, Führungskräfte und Mitarbeiter in Schlüsselpositionen.
Legen Sie klare Leitplanken fest, wie z. B. die Anzahl der einzubeziehenden Teilnehmer, die Höhe der zu gewährenden Beteiligung und den Zeitrahmen des Plans.
Bestimmen Sie das Zuteilungsvolumen, d. h. die Gesamtzahl der Instrumente, die den Teilnehmern während der Laufzeit des Plans zugeteilt werden soll.
- Gestaltung des Aktienoptionsplans
Stimmen Sie sich mit Rechts- und Finanzexperten ab, um die Struktur und die Merkmale Ihres Aktienoptionsplans zu entwerfen, einschließlich des Erdienungsplans, des Ausübungspreises und der Berechtigungskriterien.
Entscheiden Sie sich für einen Ausgleich mit Unternehmensanteilen oder einen Barausgleich. Legen Sie fest, wie Ihre Leistungsbedingungen und Dienstbedingungen aussehen sollen, einschließlich etwaiger Cliff-Perioden oder eines “graded vestings”.
Gibt es Leistungskennzahlen, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind? Ziehen Sie in Erwägung, diese als leistungsbezogene Ausübungsbedingungen aufzunehmen.
Möchten Sie sicherstellen, dass die potenziellen Barzahlungen Ihre finanziellen Möglichkeiten nicht übersteigen? Fügen Sie Cap-Funktionen ein.
Ist die Performance Ihres Unternehmens im Vergleich zu einer Peer Group oder einem Index von besonderem Interesse? Achten Sie darauf, dies im Rahmen eines Kriteriums auf Basis des sog. relative Total Shareholder Return - rTSR zu berücksichtigen.
- Bewertung durchführen
Erstellen Sie Ihr eigenes Bewertungsmodell wie Discounted Cashflow oder Multiple oder beauftragen Sie einen qualifizierten Bewertungsexperten mit der Ermittlung des fairen Marktwerts Ihrer Unternehmensanteile. Die Bewertung ist ein entscheidender Schritt bei der Festlegung des Ausübungspreises für Optionen oder/und des Zuteilungsvolumens.
Der Bewertungsexperte sollte Faktoren wie Jahresabschlüsse, Marktbedingungen, Branchentrends und die Wachstumsaussichten des Unternehmens berücksichtigen.
- Rechtsbeistand einholen
Wenden Sie sich an Rechtsexperten, die auf Kapitalmarktrecht, Arbeitsrecht und Steuerrecht spezialisiert sind, um sicherzustellen, dass alle aufsichtsrechtlichen Anforderungen, einschließlich der Vorschriften der SEC/ FCA/ BaFin sowie der Steuergesetze, eingehalten werden.
Entwerfen Sie die erforderlichen rechtlichen Dokumente, einschließlich des ESOP-Plans, der Optionsvereinbarungen und übriger notwendiger Unterlagen.
- Umsetzung des Aktienoptionsplans
Informieren Sie die Teilnehmer über den ESOP und erläutern Sie den Zweck, die Vorteile und die Funktionsweise des Plans.
Führen Sie einen Prozess für die Verfolgung von Optionszuteilungen, Erdienung und Ausübung ein, einschließlich der Verfolgung des Zuteilungsvolumens. Erwägen Sie den Einsatz einer ESOP-Verwaltungssoftware, um die Planverwaltung zu optimieren.
- Mitarbeiterschulung zu Aktienoptionen
Informieren Sie die Teilnehmer darüber, wie sie ihre Optionen ausüben können sowie welche steuerlichen Auswirkungen die Ausübung hat.
Ermutigen Sie die Teilnehmer, unabhängige Finanz- und Steuerberatung in Anspruch zu nehmen, wenn sie Entscheidungen über ihre Optionen treffen.
- Buchhaltung und Finanzberichterstattung
Arbeiten Sie mit Finanzexperten zusammen, um eine ordnungsgemäße Buchführung für ESOP-bezogene Transaktionen zu gewährleisten, einschließlich der Erfassung von Optionszuteilungen, der Unverfallbarkeit und aller damit verbundenen Sachverhalte.
Befolgen Sie die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) und erwägen Sie die Einführung von Software, die Sie bei der ESOP-Buchführung und Finanzberichterstattung unterstützen kann.
- Laufende Verwaltung des Aktienoptionsplans
Führen Sie eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des ESOP durch, um sicherzustellen, dass er mit den sich ändernden Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Überwachen Sie den Erdienungszeitraum, die Optionsausübung und alle Änderungen in den Eigentumsverhältnissen des Unternehmens aufgrund von ESOP-Transaktionen.
Beurteilen Sie, ob das Zuteilungsvolumen aufgrund von Änderungen der Unternehmensgröße oder der strategischen Ziele angepasst werden muss.
- Jährliche Aktualisierung der Bewertung
Beauftragen Sie Ihren Bewertungsexperten mit der jährlichen Aktualisierung des Unternehmenswerts, um den Anforderungen der jeweiligen Rechnungslegungsstandards Rechnung zu tragen.
Verwenden Sie Bewertungssoftware oder -tools, um die laufenden Bewertungen und die Verfolgung von Änderungen des Aktienwerts zu unterstützen.
- Berichterstattung
Stellen Sie sicher, dass Sie alle aufsichtsrechtlichen Meldepflichten einhalten, einschließlich derer, die sich auf die Gewährung von Aktienoptionen und die Offenlegung gegenüber Mitarbeitern beziehen.
Nutzen Sie eine ESOP-Software für eine genaue und effiziente Nachverfolgung, Berichterstattung und Compliance.